Exekutiv assistent

Vill du arbeta nära ledningen i ett bolag som är mitt i en spännande utveckling? Luleå Hamn söker nu en exekutiv assistent som vill bidra till att skapa struktur, tempo och kvalitet i det dagliga arbetet.

Om Luleå Hamn

Luleå Hamn är Luleås och Norrbottens hållbara länk till världen. Vi är en stolt samhällsbyggare och en viktig möjliggörare för industrin, näringslivet och livet i norr. Vår arbetsplats sträcker sig från hamn, kontor och kajer till skärgård och hav. Just nu formar vi framtidens hamn och på den resan vill vi vara en trygg arbetsplats där vi stöttar varandra, på land och till sjöss.

Om rollen

Som exekutiv assistent har du en central roll i att skapa struktur och få vardagen att fungera smidigt. Du arbetar nära vd och ledningsgrupp och är ett viktigt stöd i det dagliga arbetet.

Du bidrar till att planering, möten och uppföljning håller hög kvalitet och att rätt saker händer vid rätt tid. Rollen omfattar även stöd i styrelsearbetet, där du är delaktig i att samordna underlag, planering och administration kring styrelsemöten.

Rollen är ny och formas tillsammans med vd och hr-chef.

Du rapporterar till hr-chef.

Huvudsakliga arbetsuppgifter

• Planera och koordinera möten, kalender och aktiviteter

• Förbereda presentationer, rapporter och beslutsunderlag

• Stötta ledning och vd i administrativa uppgifter i det dagliga arbetet

• Samordna ledningens arbete och årshjul (kallelser, agendor, protokoll och uppföljning)

• Förbereda och administrera styrelsemöten (kallelser, underlag, protokoll och uppföljning)

• Föra minnesanteckningar/protokoll och följa upp beslut

• Hantera interna och externa kontakter på ett professionellt och förtroendeskapande sätt

• Stötta i projekt och andra uppgifter vid behov

• Bidra till att utveckla och förenkla arbetssätt och rutiner

Om dig

Kvalifikationer

• Erfarenhet av liknande roll, till exempel exekutiv assistent, vd-assistent eller kvalificerad administratör

• Mycket goda kunskaper i svenska och god engelska

• Mycket god administrativ förmåga och vana att hantera dokument, möten, beslutsunderlag och uppföljning.

• Förmåga att arbeta strukturerat och säkerställa kvalitet i administrativa processer.

• God digital vana och erfarenhet av Officepaketet.

Meriterande

• Erfarenhet av att arbeta nära ledning eller i en större organisation.

• Erfarenhet av styrelsearbete eller att hantera styrelseadministration.

• Erfarenhet av arbete i en organisation med certifierade ledningssystem eller dokumentstyrda processer.

• Kunskap om kvalitetsarbete, styrande dokument och verksamhetsutveckling.

Personliga egenskaper

Vi söker dig som har ett naturligt driv att underlätta för andra och som trivs med att ligga steget före. Du är strukturerad, lyhörd och har en god förmåga att skapa ordning även när tempot är högt.

Du bygger förtroende i dina kontakter och har ett professionellt och omtänksamt sätt i samarbetet med andra.

Som person är du:

• Självständig och initiativtagande

• Noggrann och organiserad

• Flexibel och lösningsorienterad

• Diskret med hög integritet

• Samarbetsinriktad och trygg i många kontaktytor.

Villkor

Anställningsform: Tillsvidare, särskild visstidsanställning, vikariat. Vi tillämpar provanställning 6 månader.
Arbetstid: Heltid
Tillträde: Enligt överenskommelse
Placering: Luleå

Som en del av urvalet kommer tester, bakgrundskontroll samt eventuell säkerhetsprövning att genomföras i denna rekrytering.

Ansökan

Luleå Hamn AB använder StudentConsulting som rekryteringspartner för denna tjänst. Ansökan skickas via StudentConsultings ansökningssida:

ANSÖK HÄR!

Sista ansökningsdag är 9 augusti 2026. Välkommen med din ansökan!

Kontakt

Den här rekryteringsprocessen hanteras av StudentConsulting. Vid eventuella frågor om tjänsten är du välkommen att kontakta Henna Vaalto via e-post: henna.vaalto@studentconsulting.com.

Observera att återkoppling i rekryteringsprocessen kan ta något längre tid än vanligt under semesterperioden.